Update About 2025 Trại Hè Summer Camp / Cập Nhật Về Trại Hè 2025
We believe HPH and VDLI can achieve so much more with greater community involvement / Chúng tôi tin rằng HPH và VDLI có thể đạt được nhiều thành tựu hơn nữa với sự tham gia lớn hơn của cộng đồng
Cho tiếng Việt xem bên dưới…
March 24, 2025
Dear VDLI community,
For the past three summers, Hội Phụ Huynh has proudly offered Trại Hè Summer Camp to VDLI students. This camp helps maintain community connections, teach Vietnamese language and culture, offer valuable work and mentorship for high schoolers, and provide affordable day camp options for working families. Trại Hè was originally made possible through a COVID-response equity grant, allowing us to offer it free of charge for all participants for the first two years. When those grants ended last year, we offered Trại Hè as a fee-based camp. However, thanks to intensive fundraising and countless volunteer hours from HPH staff, we were able to provide full or partial scholarships to over 50% of campers, keeping Trại Hè accessible to our entire community. We poured our hearts into operating Trại Hè. The recent inquiries from parents about Trại Hè underscores its value to our VDLI community, including our own families.
Unfortunately, due to current financial, resource, and volunteer capacity constraints, we are sorry to say that HPH is unable to offer Trại Hè this 2025 summer. We share your sadness and disappointment. Our own children have fond memories of Trại Hè and were looking forward to it this summer. We are writing to explain the factors that have contributed to this difficult decision:
Financial Limitations: To continue Trại Hè without the initial equity grant, we must now charge registration fees. We are committed to equitable access by providing scholarships. However, we still need significant fundraising and enough student enrollment to afford to run the camp.
Facility and Staff Availability: New PPS policy means that we are unable to reserve classrooms at McDaniel High School until at least late April. Registration and many other logistical tasks cannot begin until a space is confirmed. Delays shorten the time-frame to complete those tasks and may risk declined enrollment. In addition, PPS cannot guarantee the space will be free for us. Finding a different location takes time and effort, and would cost money to rent, likely forcing us to raise camp fees. Additionally, our past Camp Directors, who are essential to Trại Hè’s operation, are not available this summer, compounding uncertainties and required work.
Capacity Challenges: Our VDLI program has grown tremendously over the years, and so has the work HPH does. As volunteer board members, we genuinely love this work, but many of us are nearing burnout trying to balance life, family, career, and community. To open Trại Hè, HPH has extensive responsibilities including hiring and onboarding key positions (e.g., Camp Director, camp counselors), managing budget and camper registration, processing payroll, and more. Many of these processes need to be modified to support Trai He’s updated fee-based model while overcoming current and future uncertainties in a fiscally responsible and sustainable way. We currently lack the capacity to manage the complex planning and execution of Trại Hè alongside our other commitments for the remainder of this school year.
We recognize that there might be parents who are passionate about ensuring that Trại Hè takes place this 2025 summer. We invite you to volunteer your time and skills to spearhead this initiative. Please contact us by April 4. We’d be happy to explain what’s involved in planning Trại Hè, along with the support we can provide.
While we expect Trại Hè won’t be offered this 2025 summer, HPH remains deeply committed to maintaining connections within our VDLI community. We are exploring other ways to engage students and families throughout the summer, such as hosting VDLI social events and simple activities (crafts, story hours, etc). We recognize that Trại Hè’s cancellation may create childcare challenges for some families and we sincerely empathize with the difficulties this may cause.
We’ll be sharing updates about HPH’s current projects, finances, volunteer opportunities, and upcoming board elections at our community meetings in April and May. Please watch for those announcements. We believe HPH and VDLI can achieve so much more with greater community involvement. With your help, we’ll keep working to support our amazing students, teachers, and families.
If you have any questions, please contact Sarah-Trúclinh Trần at president@hphpdx.org.
Sincerely,
2024-2025 HPH Board
Sarah-Trúc Linh Trần, President
Sarah McCauley, Treasurer
Hùynh Pool, Secretary
Julie Đăng
Quyền Hùynh
Trí Tô
Anh Lê
Bảo Nguyễn
Click here to see letter regarding 2025 Trại Hè
Ngày 24 tháng 3 năm 2025
Kính gửi cộng đồng VDLI,
Trong ba mùa hè vừa qua, Hội Phụ Huynh (HPH) tự hào mang đến chương trình Trại Hè cho học sinh VDLI. Trại hè này đã giúp duy trì kết nối cộng đồng, giảng dạy ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam, tạo cơ hội làm việc và cố vấn quý giá cho học sinh trung học, đồng thời cung cấp các lựa chọn trại hè giá cả phải chăng cho các gia đình có công ăn việc làm. Trại Hè ban đầu được thực hiện nhờ khoản tài trợ công bằng ứng phó với COVID-19, cho phép chúng tôi cung cấp miễn phí cho tất cả người tham gia trong hai năm đầu tiên. Khi các khoản tài trợ đó kết thúc vào năm ngoái, chúng tôi đã tổ chức Trại Hè dưới dạng trại hè có thu phí. Tuy nhiên, nhờ những nỗ lực gây quỹ mạnh mẽ và vô số giờ tình nguyện từ nhân viên HPH, chúng tôi đã có thể cung cấp học bổng toàn phần hoặc bán phần cho hơn 50% trại sinh, giữ cho Trại Hè luôn có thể tiếp cận được với toàn bộ cộng đồng của chúng ta. Chúng tôi đã dồn hết tâm huyết vào việc vận hành Trại Hè. Những thắc mắc gần đây từ phụ huynh về Trại Hè càng khẳng định giá trị của nó đối với cộng đồng VDLI của chúng ta, bao gồm cả gia đình của chúng tôi.
Rất tiếc, do những hạn chế về mặt hậu cần, ngân sách và khả năng làm việc hiện tại, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng HPH không thể tổ chức Trại Hè vào mùa hè 2025 này. Chúng tôi chia sẻ nỗi buồn và sự thất vọng của quý vị. Con cái của chúng tôi cũng có những kỷ niệm đẹp về Trại Hè và đã mong chờ nó vào mùa hè này. Chúng tôi viết thư này để giải thích các yếu tố đã góp phần vào quyết định khó khăn này:
Hạn chế về tài chính: Để tiếp tục Trại Hè mà không có khoản tài trợ công bằng ban đầu, chúng tôi buộc phải thu phí đăng ký. Chúng tôi cam kết đảm bảo khả năng tiếp cận công bằng bằng cách cung cấp học bổng. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn cần gây quỹ đáng kể và có đủ số lượng học sinh đăng ký để có đủ khả năng vận hành trại hè.
Tính khả dụng của cơ sở vật chất: Do những thay đổi trong chính sách của PPS, chúng tôi không thể đặt trước phòng học tại trường trung học McDaniel cho đến ít nhất là cuối tháng Tư. Ngoài ra, PPS không thể đảm bảo không gian sẽ miễn phí cho chúng tôi. Việc tìm một địa điểm khác phù hợp với ngân sách của chúng tôi sẽ mất quá nhiều thời gian vào lúc này và có thể buộc chúng tôi phải tăng phí trại hè.
Thách thức về năng lực: Chương trình VDLI của chúng ta đã phát triển vượt bậc trong những năm qua, và công việc của HPH cũng vậy. Tuy nhiên, số lượng phụ huynh tình nguyện không tăng tương ứng, điều đó có nghĩa là các tình nguyện viên hiện tại của chúng ta đang phải gánh vác khối lượng công việc nặng nề hơn nhiều. Là thành viên ban điều hành tình nguyện, chúng tôi cũng đang cảm thấy căng thẳng và nhiều người trong chúng tôi đang hoặc có nguy cơ kiệt sức. Năm nay, chúng tôi không có đủ khả năng để quản lý việc lập kế hoạch và thực hiện phức tạp của Trại Hè cùng với các cam kết khác của chúng tôi.
Chúng tôi hiểu rằng có thể có những phụ huynh nhiệt tình muốn đảm bảo rằng Trại Hè sẽ diễn ra vào mùa hè này. Chúng tôi mời các thành viên của chúng tôi tình nguyện thời gian và kỹ năng của quý vị để giúp dẫn đầu sáng kiến này, với sự hỗ trợ hạn chế từ HPH. Nếu quý vị quan tâm và muốn nói chuyện về việc giúp đỡ, vui lòng liên hệ với chúng tôi trước ngày 2 tháng 4. Chúng tôi rất sẵn lòng giải thích những gì liên quan đến việc lập kế hoạch Trại Hè.
Mặc dù chúng tôi dự kiến Trại Hè sẽ không được tổ chức vào mùa hè 2025 này, HPH vẫn cam kết sâu sắc trong việc duy trì kết nối trong cộng đồng VDLI của chúng ta. Chúng tôi đang khám phá những cách thay thế để thu hút học sinh và gia đình trong suốt mùa hè, chẳng hạn như tổ chức các sự kiện giao lưu VDLI và các hoạt động đơn giản (thủ công, giờ kể chuyện, v.v.). Chúng tôi hiểu rằng việc hủy bỏ Trại Hè có thể gây ra những thách thức về chăm sóc trẻ em cho một số gia đình và chúng tôi chân thành đồng cảm với những khó khăn mà điều này có thể gây ra.
Chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin cập nhật về các dự án hiện tại, tài chính, cơ hội tình nguyện và cuộc bầu cử ban điều hành sắp tới của HPH tại các cuộc họp cộng đồng của chúng tôi vào tháng 4 và tháng 5. Xin hãy theo dõi những thông báo đó. Chúng tôi tin rằng HPH và VDLI có thể đạt được nhiều thành tựu hơn nữa với sự tham gia lớn hơn của cộng đồng. Với sự giúp đỡ của quý vị, chúng tôi sẽ tiếp tục làm việc để mang lại nhiều hơn nữa cho các học sinh và gia đình VDLI tuyệt vời của chúng ta.
Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với Sarah-Trúc Linh Trần tại president@hphpdx.org.
Trân trọng,
2024-2025 HPH Board
Sarah-Trúc Linh Trần, President
Sarah McCauley, Treasurer
Hùynh Pool, Secretary
Julie Đăng
Quyền Hùynh
Trí Tô
Anh Lê
Bảo Nguyễn
Bấm vào đây để xem thư về 2025 Trại hè